Il arrive toujours un moment dans la planification d’un événement où la peur-panique nous saisit et où on est certain d’oublier quelque chose d’important (de tellement important que tout pourrait casser).
La réponse tient en un épisode, un article, deux mots : échéancier performant!
Tous humains
D’abord, cette peur est normale, c’est humain comme réaction et comme peur. Pourquoi : parce que dès qu’on marche vers l’inconnu, une partie de notre cerveau (le complexe amygdalien, véritable système d’alerte dont la fonction est de nous garder en vie) nous envoie le message : “DANGER, DANGER, terrain inconnu, on devrait retourner à notre zone de confort!!!” Le truc c’est de ne pas céder à cette peur (sans faire semblant que ce n’est pas inquiétant ou épeurant), mais lui dire : “Merci de me garder en sécurité, mais je choisis d’innover et de sortir de ma zone de sécurité et de confort”.
La solution : l’Échéancier
Ensuite, l’échéancier (l’un de nos quatre piliers d’une gestion professionnelle et zen d’événements), c’est justement un outil parfait pour limiter cette peur. Quand tu prépares ton échéancier (loin des urgences et des feux à éteindre), tu réfléchis à tous les aspects de l’événement, aux séquences d’action, aux ressources à intégrer au projet et à leur rôle à chaque étape. Tu vois venir les enjeux et les embûches et tu prévois d’avance les grandes étapes qui devront être franchies et le moment où elles devront l’être. Cette planification te permet de passer à travers chacun des secteurs (ex. Administration, Communications, Finances, Financement, Opérations, etc.). Cet exercice permet de visualiser, de s’imaginer ce qui devra arriver pour atteindre les objectifs fixés. Et comme il se fait en équipe (ou au moins s’évalue en équipe une fois qu’il a été dressé par le gestionnaire), l’échéancier couvre tous les secteurs du projet et sa création permet de jeter la lumière sur les zones d’ombre, d’éliminer les angles morts et de retourner la plupart des pierres (on arrive à bout de métaphores pour dire : tu auras fait le tour! ;)).
Questions en rafale pour un échéancier performant :
Quand le réalise-t-on : au début du projet (avant que le rythme s’emballe et qu’on soit trop pris par celui-ci)
Quand le regarde-t-on individuellement : chaque matin!!!!! c’est lui (et non pas la boite de courriels) qui dicte ce qui est à faire!
Quand le regarde-t-on collectivement : à chaque rencontre de régie (hebdomadaire? mensuelle? quotidienne? selon la phase du projet.
Si tu as besoin d’aide pour créer un échéancier performant, on a justement une formation (incluant NOTRE modèle) qui permet de mettre en place un échéancier tel qu’on l’utilise chez Que Des Solutions.
Et les angles morts?
Mais qu’en est-il de ce qu’on pourrait ignorer être nécessaire/crucial? C’est là que “bien s’entourer” dans un projet/événement est la clé du succès. Par un conseil d’administration ou comité (pour les grands livrables et orientations) et avec les professionnels nécessaires au projet (Communications, Gestion de site/terrain, Gestion des opérations) ainsi que les fournisseurs (ex. graphiste, représentant média), qui apporteront leurs questions, leurs enjeux, leurs livrables (et donc ajouteront des précisions à l’échéancier). Un bon leader sait s’entourer de gens plus compétents que lui (sachant que la compétence de ces gens ne lui enlève rien et que le projet s’en portera mieux).
Petit rappel : Un événement est pertinent s’il vise à transformer les gens (et un événement, c’est quelque chose qui est à ton agenda et qui inclut plus que toi). Un événement se planifie en pensant aux parties prenantes (clients, invités, partenaires, fournisseurs), mais en les impliquant aussi.
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Merci