Savoir comment être organisé et optimiser son temps constitue un pilier essentiel de la réussite, tant pour un manager que pour son équipe. La bonne nouvelle : il existe de nombreuses méthodes, règles et astuces pour développer significativement sa capacité à organiser ses activités et à devenir plus efficace.
Cependant, sans discipline, ces outils restent inefficaces. Apprendre une méthode ne suffit pas : il faut l’appliquer quotidiennement. Relâcher les efforts entraîne la perte des bénéfices acquis.
Avant même d’améliorer sa gestion des priorités, il demeure impératif de réduire le gaspillage de temps. À l’instar d’une gestion financière : inutile d’emprunter si l’on dépense plus que ce que l’on gagne. Dans l’organisation, le temps constitue la ressource la plus précieuse. L’étape préalable à toute optimisation est donc d’éliminer les tâches inutiles et les distractions.
Voici 7 points clés pour savoir comment être organisé.

 
1 - Comment être organisé : Questionner ses croyances limitantes
Quand on se demande comment être organisé, la première étape consiste à travailler sur nos croyances limitantes. Ces croyances — « la vie est dure », « je n’ai pas le temps », « je suis débordé » — altèrent notre perception des possibilités. En réalité, la vie n’est ni dure ni facile. Le temps ne passe ni vite ni lentement : il passe. Nous disposons tous de 24 h par jour, sans exception.
Si je crois manquer de temps, je peux tomber dans le stress, la surcharge apparente, une difficulté à prioriser et un sentiment d’impuissance. À l’inverse, en adoptant l’idée : « Tout va bien, j’ai suffisamment de temps pour réaliser mes priorités », chaque jour pendant un mois (échéance raisonnable), on change de posture.
Ainsi, la liaison entre nos croyances et notre organisation personnelle est forte. En changeant la pensée, on libère l’action.
 
2 - Combattre la procrastination et les mauvaises habitudes
La procrastination et les mauvaises habitudes sont des ennemies silencieuses de l’organisation efficace. Elles font perdre du temps sans que nous nous en rendions toujours compte. Pour savoir comment être organisé, il faut les identifier et les traiter :


Procrastination : fuir une tâche importante sous prétexte qu’elle sort de la zone de confort. Or, l’action prioritaire nécessite d’oser.
Habitudes inefficaces : faire « toujours de la même façon » sans questionner la pertinence de la routine. Le risque : rester prisonnier d’un mode d’organisation obsolète.

Pour remédier à cela, interrogez-vous fréquemment : « Pourquoi je fais cette tâche ? Cette habitude est-elle la meilleure façon d’être efficace ? » L’alternative est claire : avoir des habitudes optimisées plutôt que simplement répétées.
 
3 - Pratiquer une « diète médiatique »
À l’ère numérique, les sources de distraction et de perte de temps sont nombreuses : journaux numériques, réseaux sociaux, alertes sur smartphone… Pour savoir comment être organisé, il faut maîtriser cette dimension.
Mon conseil : supprimer toutes les notifications non essentielles et ne garder que celles réellement prioritaires. Ensuite, « cacher » les applications qui nous attirent par réflexe. En complément, définir un moment limité pour la consultation d’informations.
De nombreuses sources pointent cette règle : créer un environnement propice à la productivité nécessite de limiter les interruptions.
 
4 - Comment être organisé : Prévoir et gérer les imprévus
Un des grands freins à l’organisation personnelle est l’imprévu. Ces interruptions obligent à se réorganiser. Elles nous font perdre du temps et parfois génèrent du stress.
Il est donc nécessaire de prévoir plutôt que de subir.